Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 N 113-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 12.08.2013 N 216-р "
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 апреля 2014 г. № 113-р
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА, УТВЕРЖДЕННУЮ
РАСПОРЯЖЕНИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
ОТ 12.08.2013 № 216-Р (РЕД. ОТ 07.04.2014)
В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 12.08.2013 № 216-р (ред. от 07.02.2014), следующие изменения:
1.1. В п. 1.3 и разделе VIII слова "Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации" в соответствующих падежах заменить словами "Управление мобилизационной подготовки и защиты информации" в соответствующих падежах.
1.2. Реквизит "09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресата" дополнить абзацем три следующего содержания:
"При подготовке письма-ответа на несколько входящих документов исполнитель в реквизитах бланка письма оформляет ссылку на исходящие номера и даты документов адресата".
1.3. В реквизите "14 - указания по исполнению документа (резолюция)" подраздела 2.1 текст абзаца "- резолюция "Для ответа" изложить в следующей редакции:
"- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем. Для снятия с контроля исполненных документов исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляет сканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляет информацию должностному лицу (первый вице-мэр, вице-мэры), давшему указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицу, его замещающему.".
1.4. В реквизите "15 - наименование документа" примеры изложить в следующей редакции:
"Постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии;
Постановление (о чем?) О награждении Почетными грамотами (кого?) работников предприятий бытового обслуживания;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.".
1.5. Пункт 3.2.21 дополнить абзацем четыре следующего содержания:
"При подготовке проектов постановлений, распоряжений о составе комиссий, советов, организационных комитетов, рабочих групп, коллегий, возглавляемых мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города, в лист рассылки электронной карточки документа в обязательном порядке включается Управление кадровой политики администрации города Южно-Сахалинска.".
1.6. Первый абзац п. 4.2.15 после слов "с Департаментом правового обеспечения" дополнить словами ", после чего исполнитель представляет в канцелярию проект ответа для передачи на подпись мэру города".
1.7. Пункты 5.2.5 и 5.2.6 изложить в следующей редакции:
"5.2.5. Для снятия с контроля исполненных писем предприятий, учреждений, организаций исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляет сканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляет информацию должностному лицу (первый вице-мэр, вице-мэры), давшему указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицу, его замещающему.
5.2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения в день поступления в канцелярию информации о снятии с контроля должностным лицом (первый вице-мэр, вице-мэры), давшим указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицом, его замещающим.".
1.8. В п. 6.1.17 цифры "6.1.15" заменить цифрами "6.1.16".
1.9. Второй абзац п. 6.1.24 изложить в следующей редакции:
"Ответы на Обращения, подписанные руководителями Подразделений, регистрируются в Подразделении и рассылаются самостоятельно. Для снятия с контроля исполненных документов (Обращений) исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляет сканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляет информацию должностному лицу (первый вице-мэр, вице-мэры), давшему указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицу, его замещающему.".
1.10. Пункт 6.1.28 изложить в следующей редакции:
"Документ (Обращение) считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заявителям и заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения в день поступления в приемную граждан информации о снятии с контроля должностным лицом (первый вице-мэр, вице-мэры), давшим указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицом, его замещающим.".
1.11. Пункт 9.10 дополнить абзацем следующего содержания:
"Оттиск печати "Городской округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область 2 Администрация города Южно-Сахалинска" ставится на Почетные грамоты, подписанные факсимильной подписью, и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.".
2. Настоящее распоряжение разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска.
3. Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на вице-мэра, руководителя аппарата.
Исполняющий обязанности
мэра г. Южно-Сахалинска
С.А.Надсадин
------------------------------------------------------------------